PERSPECTIVE PARTENAIRE – GALA SYSTEMS
Depuis le début de la pandémie de COVID-19, l'industrie mondiale des événements a été durement touchée par l'annulation de centaines d'expositions, de conventions et de conférences. Plus urgent encore, les centres de congrès cherchent des moyens de réactiver leurs activités pour honorer leurs obligations financières. C'est un défi difficile : de nouvelles réglementations sanitaires et la peur de la foule dans l'esprit de millions de personnes ont contraint les lieux à reconsidérer le format traditionnel des événements (en face à face, dans des auditoriums fixes et fermés, densément peuplés).
À ce stade critique, les principales alternatives (1) sont les événements hybrides, où seule une partie du public est physiquement présente lors d'un événement tandis que le reste assiste à distance, et des agencements de salle de conférence variés respectant une distance définie entre les sièges (1,5 à 2 mètres). En prévision de sa réouverture en août 2020, le Swiss Tech Convention Center (STCC) de Lausanne a mené une planification approfondie basée sur ces options, démontrant comment un lieu flexible peut garantir la sécurité des événements et apporter une tranquillité d'esprit aux participants comme aux organisateurs.
Grâce à un système automatique de transformation de salle Gala, le STCC peut transformer son vaste hall de conférence en une grande salle plate ou le subdiviser en plusieurs salles plus petites. Le système gère non seulement facilement les facteurs uniques des divers événements, mais il peut également intégrer les protocoles de sécurité face aux défis de la COVID-19. Comme l'a souligné Christophe Leyvraz, responsable de l'expérience client au centre : “ La flexibilité et la rapidité de conversion des sièges du système Gala Venue Seating nous ont aidés à planifier pour les demandes futures liées aux réglementations COVID et aux variations des exigences des clients en matière de capacité d'auditorium et de plans de salle. ” Ainsi, le STCC a pu créer rapidement une série de nouveaux aménagements d'espaces de conférence conformément aux mesures de sécurité locales, qui ont tous déjà obtenu les approbations nécessaires.
M. Leyvraz a en outre expliqué qu“” une distance de sécurité de 2 mètres entre les rangées [en retirant une rangée sur deux de sièges] peut être atteinte en 4 minutes avec le Gala Venue Transformation System ». Grâce à l'utilisation de dispositions de sièges dynamiques – permettant aux personnes pré-enregistrées qui sont ensemble de s'asseoir côte à côte – le STCC s'attend à ce que son taux d'occupation varie de 10% à 75% dès
réouverture. Des événements tels que des séminaires, des réunions d'affaires et des concerts seront organisés dans une variété de formats, allant de petits à moyens, hybrides à sur site, le tout dans des configurations sécurisées. Cela a permis au STCC de commercialiser auprès des associations et des entreprises avec des solutions dynamiques réelles face à la pandémie, accélérant ainsi le rétablissement.
La pandémie de COVID-19 a obligé les centres de congrès du monde entier à explorer de nouveaux formats d'événements et de nouvelles configurations d'espaces pour garantir une expérience client sécurisée. Le STCC n'a pas fait exception. Cependant, équipé d'un Gala System, il était habitué à la reconfiguration de l'espace : réduire l'échelle de son hall de conférence pour accueillir moins de personnes ou servir plusieurs événements simultanés faisait déjà partie de sa routine quotidienne, tout comme les changements de dernière minute dans la disposition pour répondre aux besoins des clients. En réponse à la COVID-19, le Gala System a prouvé encore davantage sa valeur en tant qu'outil efficace pour équilibrer le besoin de se réunir et d'interagir avec le besoin de maintenir une distance de sécurité. La tendance dans l'industrie des réunions pour une plus grande polyvalence de l'espace est susceptible de s'intensifier dans les années à venir, tandis que l'exercice actuel souligne la nécessité de répondre à des demandes imprévisibles.
RÉFÉRENCES
1. Aborder les exigences de la COVID-19 pour la réouverture des événements d'entreprise. Préparé par l'International Association of Convention Centres (AIPC), l'International Congress and Convention Association (ICCA) et la Global Association of the Exhibition Industry (UFI). Mai 2020 :
https://www.ufi.org/archive-research/good-practice-guide-addressing-covid-19-requirements-for-re-opening-business-events/
www.galasystems.com
3185 1re Rue
St-Hubert, QC J3Y 8Y6 Canada
Tél : +1 450 678-7226
