POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

4. NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Gala Systèmes peut être amené à recueillir des Renseignements Personnels pour une pluralité de motifs. Il ne recueille que les Renseignements Personnels qui sont nécessaires aux fins déterminées dans la présente Politique.

a. Consultation du Site Internet et formulaires en ligne

La consultation de notre Site Internet ne nécessite pas d’inscription ni d’identification préalable. Elle peut s’effectuer sans que vous ne communiquiez de données nominatives vous concernant (nom, prénom, adresse, etc.). Nous ne procédons à aucun enregistrement de données nominatives pour la simple consultation du Site Internet.

En acceptant les conditions d’utilisation de notre Site Internet, vous consentez à ce que des données de connexion (par exemple, adresse IP) et des données de localisation (par exemple, pays de provenance) soient collectées. Ces données sont utilisées dans le but d’améliorer nos services et d’établir des statistiques d’utilisation. Ces données sont recueillies par le biais de témoins de connexion, ou *Cookies*.

Certains des outils électroniques que nous utilisons pour mieux répondre à vos questions prévoient la collecte de Renseignements Personnels afin de vous recontacter, entre autres à travers des formulaires sur les Sites Internet du Gala Systèmes.

Vous pouvez être amené à compléter des formulaires en ligne sur notre Site Internet, notamment afin de recevoir l’infolettre de Gala Systèmes ou de nous transmettre votre candidature. Lors de l’usage de nos formulaires en ligne, vous consentez à ce que nous recueillions des Renseignements Personnels dans le but de vous recontacter (nom et coordonnées, notamment courriel et/ou numéro de téléphone). À ces fins, nous vous invitons à remplir les champs obligatoires marqués d’une étoile (*) dans nos formulaires. La complétion des champs non-obligatoires est optionnelle, et demeure à votre discrétion, notamment en ce qui a trait à la réception de notre infolettre.

Veuillez noter que cette Politique ne s’applique pas aux différents liens et/ou liens de tierces parties sur nos Sites Internet, y compris, mais sans s’y limiter, les résultats de recherche et d’achat de biens et de services par l’intermédiaire de plates-formes de paiement tierces, de sociétés de cartes de crédit et autres fournisseurs. Ces sites sont détenus et gérés par des entreprises indépendantes sur lesquelles nous n’avons aucun contrôle et qui ne sont pas couvertes par cette Politique. Nous ne sommes pas responsables de leur contenu ni de leur collecte et utilisation d’informations.

b. Traitement des candidatures

Dans le cours de ses activités, Gala Systèmes est amené à évaluer les candidatures de plusieurs individus pour des postes à combler. Les candidatures comportent notamment les nom, prénom, coordonnées et CV des candidats. Les candidatures peuvent également contenir les noms, prénoms et coordonnées de personnes référentes d’anciens emplois, et résultats de tests psychométriques lorsqu’ils font partie du processus de recrutement.

Ces Renseignements Personnels sont recueillis à travers nos Sites Internet, adresses électroniques, téléphone, sites emplois et agences de recrutement partenaires.

c. Services et facturation

Afin de permettre de faire une estimation sur votre projet ou pour tout service envisagé, nous pouvons vous demander votre adresse postale ainsi que les coordonnées nécessaires à vous contacter (numéro de téléphone, adresse courriel).

Lorsque vous consentez à recevoir nos services, vous consentez également à ce que les Renseignements Personnels nécessaires à la réalisation de ceux-ci soient recueillis. Cela implique notamment la collecte de données bancaires permettant de facturer nos services (par exemple, chèque, numéro de carte bancaire, transfert bancaire).

5. PRINCIPES DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. Modalités

Gala Systèmes s’assure que tous les Renseignements Personnels sont traités selon un cycle de vie préétabli.

Prenez donc note que Gala Systèmes ne constitue un dossier sur une personne physique que lorsqu’il a un intérêt sérieux et légitime de le faire. Il ne recueille que les Renseignements Personnels pertinents à l’objet déclaré du dossier, et il ne les communique pas à des tiers ou ne les utilise pas à des fins incompatibles avec celles de la constitution du dossier. Gala Systèmes ne portera non plus autrement atteinte à la vie privée ou à la réputation de la personne concernée dans la constitution ou l’utilisation du dossier.

Avant de prendre une décision relative à la personne concernée, Gala Systèmes veille à ce que les Renseignements Personnels détenus sur cette personne soient à jour et exact au moment de les utiliser. Ces Renseignements Personnels utilisés pour prendre une telle décision sont conservés pendant au moins un an suivant la décision.

Gala Systèmes informe toute personne de ses droits d’accès et de rectification quant aux Renseignements Personnels les concernant, et leur communique la manière d’exercer ces droits lorsque requis par la loi, et ce, dans les délais prescrits.

b. Qui peut consulter vos Renseignements Personnels?

L’accès aux Renseignements Personnels au sein de Gala Systèmes sera limité aux employés qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches. Ces employés traiteront les Renseignements Personnels de façon strictement confidentielle et ne donneront accès à ces Renseignements Personnels à aucune personne non autorisée. Le niveau d’accès aux Renseignements Personnels sera accordé aux employés selon le principe du besoin de savoir.

La gestion des Renseignements Personnels tout au long de leur cycle de vie, notamment leur conservation ou leur destruction, s’effectue par les employés de Gala Systèmes, ou par toute personne autorisée à le faire en respect des conditions de la *Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé*.

c. Comment protégeons-nous vos Renseignements Personnels?

Dans toute organisation, le défaut de protéger les Renseignements Personnels peut accroître le risque d’atteinte à la vie privée. Ces atteintes peuvent entraîner divers problèmes comme entacher la réputation de la personne ou permettre la fraude ou un vol d’identité.

Gala Systèmes prend donc les mesures de sécurité raisonnables propres à assurer la protection des Renseignements Personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits.

Nous protégerons les Renseignements Personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures administratives, techniques et physiques appropriées de sécurité et de protection.

Le niveau de protection accordé aux Renseignements Personnels dépend des éléments suivants:

– Le degré de sensibilité des Renseignements Personnels;
– La quantité, la distribution et le format de l’information;
– La méthode de conservation.

Bien que nous nous efforcions d’utiliser des moyens pour protéger vos Renseignements Personnels, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue. Seules les communications ou transactions effectuées par le biais d’un système de chiffrement des données sont systématiquement sécurisées. Nous ne recommandons donc pas d’utiliser votre logiciel de messagerie afin de transmettre des Renseignements Personnels à Gala Systèmes.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée dont nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation concerné, lorsque nous sommes légalement tenus de le faire. Par ailleurs, Gala Systèmes ne communique de Renseignements Personnels à l’extérieur du Québec que si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que le Renseignement Personnel bénéficierait d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des Renseignements Personnels généralement reconnus. Une telle communication doit faire l’objet d’une entente écrite tenant compte des résultats de l’évaluation et, le cas échéant, des modalités convenues afin d’atténuer les risques identifiés dans le cadre de cette évaluation. Il en est de même lorsque Gala Systèmes confie à une personne ou à un organisme à l’extérieur du Québec la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver pour son compte un tel Renseignement Personnel.

d. Consentement

Sauf dans les cas prévus par la loi, Gala Systèmes doit obtenir un consentement valable de la personne concernée avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer tout Renseignement Personnel. Lorsqu’il recueille votre consentement, Gala Systèmes s’assure que celui-ci est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Lorsque possible, il vous sera demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs.

Dans la mesure du possible, nous essayons d’obtenir votre consentement avant de recueillir vos Renseignements Personnels. La forme du consentement peut varier selon les circonstances et le type de Renseignements Personnels recherchés. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être fourni directement par la personne.

Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, elle sera présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée. Lorsque celle-ci le requiert, Gala Systèmes lui prête assistance afin de l’aider à comprendre la portée du consentement demandé.

Nous préférons obtenir un consentement explicite, que ce soit verbalement, par voie électronique ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour soumettre sa candidature, ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des Renseignements Personnels en cause, des fins auxquelles ils sont recueillis et des attentes raisonnables de la personne. Si nous voulons utiliser les Renseignements Personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Lorsque nous souhaitons utiliser ou communiquer un Renseignement Personnel sensible, nous devons obtenir votre consentement de façon expresse.

Un Renseignement Personnel est considéré comme sensible au sens de la présente Politique et de la *Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé* lorsqu’il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, notamment au regard de sa nature médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication.

Par ailleurs, Gala Systèmes ne collecte pas de Renseignements Personnels auprès des mineurs de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur. En continuant sur le Site Internet de Gala Systèmes ou en utilisant de l’ensemble des services de Gala Systèmes, vous confirmez être âgé de 14 ans et plus ou être titulaire de l’autorité parentale ou tuteur autorisant la collecte des Renseignements Personnels au nom de la personne concernée.

Le consentement ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il vous a été demandé.

6. UTILISATION

Nous n’utilisons vos Renseignements Personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour une utilisation conforme à ces fins, à moins du consentement de la personne concernée. Un Renseignement Personnel peut toutefois être utilisé à une autre fin par Gala Systèmes sans le consentement de la personne concernée dans les seuls cas suivants:

– Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli, en ce qu’il y a un lien pertinent et direct avec les fins auxquelles le Renseignement Personnel a été recueilli;
– Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
– Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de la fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité;
– Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée;
– Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé.

Si Gala Systèmes utilise des Renseignements Personnels à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, il doit s’identifier auprès de la personne à qui il s’adresse et l’informer de son droit de retirer son consentement à ce que les Renseignements Personnels la concernant soient utilisés à ces fins. Lorsque la personne concernée retire son consentement à une utilisation des Renseignements Personnels la concernant à une fin de prospection commerciale ou philanthropique, Gala Systèmes cessera de les utiliser ainsi.

7. COMMUNICATION

Nous ne communiquerons pas à un tiers les Renseignements Personnels que nous détenons sur autrui, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le prévoie.

Le consentement à la communication par un tiers de Renseignements Personnels peut être donné par la personne concernée à Gala Systèmes pour qu’il les recueille auprès de ce tiers.

Gala Systèmes peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un Renseignement Personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise qu’il confie à cette personne ou à cet organisme. Gala Systèmes confiera alors le mandat ou le contrat par écrit, et indiquera dans celui-ci les mesures que le mandataire ou l’exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel du Renseignement Personnel communiqué, pour que ce Renseignement Personnel ne soit utilisé que dans l’exercice de son mandat ou l’exécution de son contrat et pour qu’il ne le conserve pas après son expiration, sous réserve des mesures prévues par la loi.

Une personne ou un organisme qui exerce un mandat ou qui exécute un tel contrat de service ou d’entreprise devra aviser sans délai le Responsable de toute violation ou tentative de violation par toute personne de l’une ou l’autre des obligations relatives à la confidentialité du Renseignement Personnel communiqué et il doit également permettre au Responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

a. Communication dans le cadre d’une transaction commerciale

Il est possible que Gala Systèmes doive communiquer un Renseignement Personnel lorsque celui-ci est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale à laquelle il est partie. Une transaction commerciale s’entend dans la présente Politique comme étant l’aliénation ou la location de tout ou partie de Gala Systèmes ou des actifs dont il dispose, d’une modification de sa structure juridique par fusion ou autrement, de l’obtention d’un prêt ou de toute autre forme de financement par celle-ci ou d’une sûreté prise pour garantir l’une de ces obligations.

Dans cette situation, Gala Systèmes peut alors communiquer un tel Renseignement Personnel à l’autre partie de la transaction, sans le consentement de la personne concernée.

Le cas échéant, Gala Systèmes aura conclu préalablement avec l’autre partie une entente stipulant notamment que cette dernière partie s’engage :

– À n’utiliser le Renseignement Personnel qu’aux seules fins de la conclusion de la transaction commerciale;
– À ne pas communiquer le Renseignement Personnel sans le consentement de la personne concernée, à moins d’y être autorisée par la loi;
– À prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel du Renseignement Personnel;
– À détruire le Renseignement Personnel si la transaction commerciale n’est pas conclue ou si l’utilisation de celui-ci n’est plus nécessaire aux fins de la conclusion de la transaction commerciale.

De même, lorsque Gala Systèmes conclue une transaction commerciale et souhaite continuer d’utiliser le Renseignement Personnel ou le communiquer, Gala Systèmes n’utilisera ou ne communiquera un tel Renseignement Personnel qu’en conformité avec la loi. Dans un délai raisonnable à la suite de la conclusion d’une transaction commerciale par le biais de laquelle Gala Systèmes obtiendrait un Renseignement Personnel, Gala Systèmes avisera la personne concernée qu’il détient maintenant un Renseignement Personnel la concernant en raison de ladite transaction commerciale.

b. Communication à des fins d’études, de recherche et de production de statistiques

Sous certaines conditions, Gala Systèmes peut communiquer des Renseignements Personnels sans le consentement des personnes concernées à une personne ou à un organisme qui souhaite utiliser ces Renseignements Personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Au préalable, Gala Systèmes doit effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Cette évaluation doit conclure que :

– L’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques ne peut être atteint que si les Renseignements Personnels sont communiqués sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées;
– Il est déraisonnable d’exiger que la personne ou l’organisme obtienne le consentement des personnes concernées;
– L’objectif de l’étude, de la recherche ou de la production de statistiques l’emporte, eu égard à l’intérêt public, sur l’impact de la communication et de l’utilisation des Renseignements Personnels sur la vie privée des personnes concernées;
– Les Renseignements Personnels sont utilisés de manière à en assurer la confidentialité;
– Seuls les Renseignements Personnels nécessaires sont communiqués.

Gala Systèmes refusera toute demande non conforme aux modalités prévues à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé de la part d’une personne ou d’un organisme qui souhaite utiliser ces Renseignements Personnels à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques.

Si Gala Systèmes communique de tels Renseignements Personnels conformément à la présente Politique, il doit préalablement conclure avec la personne ou l’organisme à qui il les transmet une entente stipulant notamment que ces Renseignements Personnels :

– Ne peuvent être rendus accessibles qu’aux personnes à qui leur connaissance est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et ayant signé un engagement de confidentialité;
– Ne peuvent être utilisés à des fins différentes de celles prévues à la présentation détaillée des activités de recherche;
– Ne peuvent être appariés avec tout autre fichier de renseignements non prévu à la présentation détaillée des activités de recherche;
– Ne peuvent être communiqués, publiés ou autrement diffusés sous une forme permettant d’identifier les personnes concernées.

Cette entente doit également:

– Prévoir les informations devant être communiquées aux personnes concernées lorsque les Renseignements Personnels les concernant sont utilisés pour les rejoindre en vue de leur participation à l’étude ou à la recherche;
– Prévoir des mesures pour assurer la protection des Renseignements Personnels;
– Déterminer un délai de conservation des Renseignements Personnels;
– Prévoir l’obligation d’aviser la personne qui communique les Renseignements Personnels de la destruction de ceux-ci;
– Prévoir que la personne qui communique les Renseignements Personnels et la Commission d’accès à l’information du Québec doivent être avisées sans délai:
– Du non-respect de toute condition prévue à l’entente;
– De tout manquement aux mesures de protection prévues à l’entente;
– De tout événement susceptible de porter atteinte à la confidentialité des Renseignements Personnels.

L’entente ci-haut mentionnée est alors transmise à la Commission d’accès à l’information du Québec, et entre en vigueur 30 jours après sa réception par celle-ci.

8. CONSERVATION

Gala Systems ne conserve les Renseignements Personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues à la présente Politique. Nous nous conformons notamment à toutes les exigences légales de conservation des Renseignements Personnels en termes de durée.

À titre d’exemple, les Renseignements Personnels sensibles que nous conservons lors du processus de recrutement d’emploi seront conservés pendant ce processus et détruits ensuite. Ceux n’étant pas considérés sensibles sont conservés pour garder un historique dans le cas d’un échange futur.

Les Renseignements Personnels que nous utilisons pour vous recontacter à la suite de votre demande d’informations sont utilisés le temps que l’on vous recontacte puis conservés afin de garder un historique des échanges.

Nos méthodes de conservation des Renseignements Personnels sont adaptées en fonction de leur nature et du support sur lequel ils se trouvent. Akvo Spiralift prend les moyens raisonnables nécessaires à assurer la conservation de l’ensemble des Renseignements Personnels qu’il détient.

9. DÉPERSONNALISATION

Gala Systèmes prend des mesures raisonnables pour limiter les risques d’identification d’une personne physique à partir de renseignements dépersonnalisés. Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, un Renseignement Personnel est dépersonnalisé lorsqu’il ne permet plus d’identifier directement la personne concernée.

10. ANONYMISATION ET DESTRUCTION

Lorsque les fins pour lesquelles un Renseignement Personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, Gala Systèmes le détruit ou l’anonymise pour des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la loi.

Les Renseignements Personnels anonymisés seront traités selon les meilleures pratiques généralement reconnues et selon les critères et modalités déterminés par les obligations légales de Gala Systèmes. Selon cette Politique, anonymiser un Renseignement Personnel signifie rendre raisonnablement prévisible, dans les circonstances, qu’il ne permet plus d’identifier directement ou indirectement une personne physique de manière irréversible.

11. DROITS RELATIFS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

a. Droit d’accès par les personnes concernées

Sur demande de toute personne concernée, Gala Systèmes lui confirme l’existence d’un Renseignement Personnel à son sujet, lui donne communication en lui permettant d’obtenir une copie sous forme d’une transcription écrite et intelligible. Gala Systèmes informe également, sur demande, des Renseignements Personnels recueillis, des catégories de personnes ayant accès, de la durée de conservation, et des coordonnées du Responsable.

Gala Systèmes transmet l’information à la personne concernée de manière simple et claire, quel que soit le moyen utilisé. Des mesures d’accommodations raisonnables seront prises pour les personnes handicapées.

i. Exceptions au droit d’accès

Gala Systèmes peut refuser la consultation d’un dossier dans le seul cas où cela causerait un préjudice grave à la santé de la personne concernée. Gala Systèmes peut également refuser la communication d’un Renseignement Personnel si cela risque de nuire à une enquête interne de sécurité, à une procédure judiciaire, ou si la divulgation pourrait nuire à un tiers.

b. Droit à la rectification

Sur demande, Gala Systèmes rectifiera un Renseignement Personnel inexact, incomplet, équivoque, ou dont la collecte, communication ou conservation n’est pas autorisée par la loi. Le Responsable notifie la rectification aux personnes concernées dans les six mois précédents, si elle est contestée.

c. Droit de retrait

Sur demande, Gala Systèmes cessera la diffusion d’un Renseignement Personnel ou désindexera tout hyperlien y accédant. Gala Systèmes peut également réindexer si certaines conditions sont remplies, telles que la gravité du préjudice et la nécessité d’éviter la perpétuation du préjudice.

d. Demande visant à exercer l’un de ces droits

Une demande doit être faite par écrit au Responsable, justifiant l’identité en tant que personne concernée ou à l’un des titres associés.

e. Frais applicables

L’accès aux Renseignements Personnels est gratuit, sauf pour des frais raisonnables liés à la transcription, la reproduction, ou la transmission de ces renseignements.

12. INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Gala Systèmes prend la protection des Renseignements Personnels au sérieux. En cas d’Incident de Confidentialité, Gala Systèmes s’engage à prendre des mesures raisonnables pour diminuer les risques et éviter de nouveaux incidents. Un Incident de Confidentialité implique un accès, une utilisation ou une communication non autorisés, la perte ou toute autre atteinte à la protection d’un Renseignement Personnel.

En cas d’incident présentant un risque sérieux, Gala Systèmes avise la Commission d’accès à l’information du Québec, ainsi que les personnes concernées. Une personne n’est pas avisée si cela entrave une enquête liée à la prévention du crime.

13. RECOURS ET PLAINTES

Pour toute plainte, une demande écrite adressée au Responsable sera traitée dans les meilleurs délais. Toute personne peut également soumettre à la Commission d’accès à l’information du Québec une demande d’examen de mésentente. Gala Systèmes peut demander à la Commission l’autorisation de ne pas tenir compte de demandes manifestement abusives.

Gala Systèmes collabore avec la Commission d’accès à l’information du Québec et fournit les renseignements requis en temps opportun.