1. L'INTRODUCTION
Bienvenue sur le site web de Gala Systems (https://www.galasystems.com/en/). En naviguant sur notre site web, vous acceptez les conditions d'utilisation qui suivent. Si tel n'est pas votre intention, veuillez ne pas accéder à ce site web ni l'utiliser.
“Gala Systems” est spécialisé dans le domaine de l'ingénierie mécanique. À ce titre, nous réalisons un grand nombre de projets, tous plus diversifiés les uns que les autres, avec des défis aussi innovants qu'uniques.
Dans le cadre de ses activités, Gala Systems peut entrer en contact avec vos renseignements personnels. Gala Systems prend très au sérieux la protection de votre vie privée et la sécurité de vos informations personnelles. Le but de cette politique est de vous aider à comprendre nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des informations personnelles.
Cette politique s'applique donc au site web de Gala Systems : (https://www.galasystems.com/en/)
L'acceptation de la politique est une condition essentielle pour l'utilisation de tous les services de Gala Systems, sauf dans les conditions spécifiées par la loi. En nous fournissant des informations personnelles (par le biais de notre site Web, des tableaux d'affichage, du courrier électronique, en personne ou par téléphone), vous acceptez leur traitement conformément à cette politique, et vous autorisez Gala Systems à utiliser ces informations aux fins énoncées ici.
Par ailleurs, il est rappelé que le présent site Internet de Gala Systems, y compris tout le contenu qui y figure ou auquel il donne accès, est protégé par le droit d'auteur. Toute adaptation ou diffusion est interdite sans l'autorisation écrite préalable d'un représentant autorisé, et ce, pour un usage et une durée déterminés.
2. OBJECTIF DE LA POLITIQUE
La présente politique vise à protéger les renseignements personnels. La **Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé** définit les renseignements personnels comme tout renseignement concernant une personne physique et permettant, directement ou indirectement, de l'identifier (“renseignements personnels”).
Il peut donc s'agir de toute information concernant une personne identifiable ou d'une information permettant d'identifier une personne. Les informations personnelles peuvent inclure votre nom, votre prénom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique ou toute autre information personnelle ou démographique.
Lors de la collecte de renseignements personnels et par la suite sur demande, Gala Systems vous informe des fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis, des moyens par lesquels les renseignements personnels sont recueillis, des droits légaux d'accès et de rectification, de votre droit de retirer votre consentement à la divulgation ou à l'utilisation des renseignements personnels recueillis.
3. RESPONSABILITÉS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Gala Systems est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle détient. À ce titre, Gala Systems a établi et mis en œuvre des politiques et des pratiques pour régir le traitement et la protection des renseignements personnels, y compris la présente politique. Ces politiques et pratiques comprennent le cadre applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels, les rôles et responsabilités des membres de son personnel tout au long du cycle de vie de ces renseignements personnels, et un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ces renseignements personnels.
Gala Systems a donc nommé Philippe Laforest en tant que responsable de la protection de la vie privée afin d'assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Dans la présente politique, le terme “responsable de la protection de la vie privée” fait référence à la personne désignée comme telle, ainsi qu'à toute personne à laquelle elle aurait délégué cette fonction en tout ou en partie par écrit, le cas échéant.
Si vous avez des questions, des demandes ou d'autres requêtes concernant l'interprétation ou l'application de la présente politique, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées suivantes :
Nom : Philippe Laforest
Courriel : info@groupepaco.com
Téléphone : 450 678 7226 450 678 7226
Veuillez noter que le responsable de la protection de la vie privée a approuvé toutes les politiques et pratiques. Gala Systems s'engage à publier des informations détaillées sur ces politiques et pratiques en termes clairs et simples sur son site web et à les mettre à jour de temps à autre.
4. NATURE DES INFORMATIONS PERSONNELLES COLLECTÉES
Gala Systems peut recueillir des renseignements personnels à diverses fins. Gala Systems ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins identifiées dans la présente politique.
a. Consultation du site et formulaires en ligneLa consultation de notre site ne nécessite pas d'inscription ou d'identification préalable. Vous ne devez fournir aucune donnée personnelle (nom, prénom, adresse, etc.). Nous n'enregistrons aucune donnée personnelle dans le seul but de consulter le site web.
En acceptant les conditions d'utilisation de notre site web, vous consentez à la collecte de données de connexion (par exemple, l'adresse IP) et de données de localisation (par exemple, le pays d'origine). Ces données sont utilisées dans le but d'améliorer nos services et d'établir des statistiques d'utilisation. Ces données sont collectées par le biais de cookies.
Certains des outils électroniques que nous utilisons pour mieux répondre à vos questions impliquent la collecte d'informations personnelles pour vous contacter, par exemple par le biais de formulaires sur les sites Web de Gala Systems.
Il peut vous être demandé de remplir des formulaires en ligne sur notre site Web pour recevoir le bulletin d'information de Gala Systems ou pour nous envoyer votre candidature. En utilisant nos formulaires en ligne, vous acceptez que nous puissions recueillir des renseignements personnels dans le but de vous recontacter (nom et coordonnées, y compris le courriel et/ou le numéro de téléphone).
A ces fins, nous vous encourageons à remplir les champs obligatoires marqués d'un astérisque (*) sur nos formulaires. Les champs non obligatoires sont facultatifs et restent à votre discrétion, notamment en ce qui concerne la réception de notre lettre d'information.
Veuillez noter que la présente politique ne s'applique pas aux divers liens et/ou aux liens de tiers figurant sur nos sites web, y compris, mais sans s'y limiter, aux résultats de recherche et à l'achat de biens et de services par l'intermédiaire de plateformes de paiement tierces, de sociétés de cartes de crédit et d'autres fournisseurs. Ces sites sont détenus et exploités par des sociétés indépendantes sur lesquelles nous n'avons aucun contrôle et qui ne sont pas couvertes par la présente politique.
Nous ne sommes pas responsables de leur contenu ni de la collecte et de l'utilisation de leurs informations.b. Traitement des candidaturesDans le cadre de ses activités, Gala Systems est amené à évaluer les candidatures d'un certain nombre de personnes pour des postes à pourvoir. Les candidatures comprennent le nom et le prénom du candidat, ses coordonnées et son CV. Les candidatures peuvent également inclure les noms, prénoms et coordonnées d'anciennes références professionnelles, ainsi que les résultats de tests psychométriques lorsque ceux-ci font partie du processus de recrutement.
Ces informations personnelles sont collectées par le biais de nos sites web, d'adresses électroniques, de numéros de téléphone, de sites d'emploi et d'agences de recrutement partenaires.c. Services et facturationAfin de vous fournir un devis pour votre projet ou pour tout service dont vous pourriez avoir besoin, nous pouvons vous demander votre adresse postale et vos informations de contact (numéro de téléphone, adresse électronique).
Lorsque vous acceptez de recevoir nos services, vous consentez également à la collecte des informations personnelles nécessaires pour les fournir. Cela inclut la collecte des informations bancaires nécessaires à la facturation de nos services (par exemple, chèque, numéro de carte de crédit, virement bancaire).
Ces informations personnelles peuvent être collectées via notre site web, par téléphone, par voie électronique ou en personne par l'un de nos employés autorisés.
5. PRINCIPES DE GESTION DES INFORMATIONS PERSONNELLES
a. Modalités et conditions
Gala Systems veille à ce que toutes les informations personnelles soient traitées selon un cycle de vie préétabli. Veuillez noter que Gala Systems ne constitue pas de dossier sur une personne physique à moins d'avoir un intérêt sérieux et légitime à le faire. Il ne recueille que les informations personnelles pertinentes au regard de l'objectif déclaré du fichier et ne les divulgue pas à des tiers ni ne les utilise à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles le fichier a été constitué. Gala Systems ne portera pas non plus atteinte à la vie privée ou à la réputation de la personne concernée par la création ou l'utilisation du fichier.
Avant de prendre une décision concernant la personne concernée, Gala Systems doit s'assurer que les renseignements personnels détenus sur cette personne sont à jour et exacts au moment où ils sont utilisés. Les renseignements personnels utilisés pour prendre une telle décision sont conservés pendant au moins un an après la décision.
Gala Systems informe les individus de leur droit d'accès et de rectification des informations personnelles les concernant et leur indique comment exercer ces droits lorsque la loi l'exige, dans les délais prescrits.
b. Qui peut accéder à vos données personnelles ?
L'accès aux renseignements personnels au sein des systèmes Gala sera limité aux employés qui ont besoin de ces renseignements pour accomplir leurs tâches. Ces employés traiteront les renseignements personnels de façon strictement confidentielle et ne donneront pas accès à ces renseignements personnels à une personne non autorisée. Le niveau d'accès aux renseignements personnels sera accordé aux employés en fonction du besoin de savoir.
La gestion des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, y compris leur conservation ou leur destruction, est effectuée par les employés de Gala Systems ou par toute personne autorisée à le faire conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
c. Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?
Dans toute organisation, le fait de ne pas protéger les renseignements personnels peut accroître le risque d'atteinte à la vie privée. Gala Systems prend donc des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés, divulgués, conservés ou détruits.
Nous protégerons les informations personnelles contre la perte ou le vol, l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés, l'altération ou la destruction, grâce à des mesures de sécurité et de protection administratives, techniques et physiques appropriées :
- Le degré de sensibilité des informations personnelles ;
- La quantité, la distribution et le format des informations ;
- La méthode de stockage.
Bien que nous nous efforcions d'utiliser des moyens appropriés pour protéger vos informations personnelles, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue. Seules les communications ou transactions effectuées par le biais d'un système de cryptage des données sont systématiquement sécurisées. Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée et nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation pertinent, lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.
De plus, Gala Systems ne divulguera des renseignements personnels à l'extérieur du Québec que si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre que les renseignements personnels bénéficieraient d'une protection adéquate, particulièrement en ce qui a trait aux principes généralement acceptés en matière de protection des renseignements personnels. Une telle divulgation doit faire l'objet d'une entente écrite tenant compte des résultats de l'évaluation et, le cas échéant, des modalités convenues pour atténuer les risques identifiés dans l'évaluation. Il en va de même lorsque Gala Systems confie à une personne ou à un organisme à l'extérieur du Québec la tâche de recueillir, d'utiliser, de communiquer ou de conserver ces renseignements personnels en son nom.
d. Consentement
Sauf dans les cas prévus par la loi, Gala Systems doit obtenir un consentement valide de la personne concernée avant de recueillir, d'utiliser ou de divulguer toute information personnelle. En obtenant votre consentement, Gala Systems s'assure qu'il est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Dans la mesure du possible, on vous demandera votre consentement pour chacune de ces fins, en termes clairs et simples.
Dans la mesure du possible, nous essayons d'obtenir votre consentement avant de collecter vos informations personnelles. La forme du consentement peut varier en fonction des circonstances et du type d'informations personnelles recherchées. Le consentement peut être explicite ou implicite et peut être donné directement par la personne concernée.
Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, elle est présentée séparément de toute autre information communiquée à la personne concernée. Sur demande, Gala Systems aidera la personne à comprendre la portée du consentement demandé.
Nous préférons obtenir un consentement explicite, que ce soit verbalement, électroniquement ou par écrit. Le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l'action ou de l'inaction d'une personne, par exemple en fournissant un nom et une adresse pour soumettre une demande, ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question. Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des informations personnelles en question, des finalités pour lesquelles elles sont collectées et des attentes raisonnables de la personne. Si nous souhaitons utiliser des informations personnelles à de nouvelles fins, nous décrirons l'utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement de la personne concernée.
Les renseignements personnels sont considérés comme sensibles au sens de la présente politique et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé lorsque, en raison de leur nature médicale, biométrique ou autre caractère intime, ou en raison du contexte de leur utilisation ou de leur communication, ils suscitent des attentes raisonnables élevées en matière de protection de la vie privée.
En outre, Gala Systems ne recueille pas d'informations personnelles auprès de mineurs de moins de 14 ans sans le consentement d'un parent ou d'un tuteur. En continuant à utiliser le site Web de Gala Systems ou tout autre service de Gala Systems, vous confirmez que vous avez 14 ans ou plus ou que vous avez le consentement d'un parent ou d'un tuteur pour la collecte de renseignements personnels au nom de la personne concernée.
6. UTILISATION
Les informations personnelles peuvent toutefois être utilisées à d'autres fins par Gala Systems sans le consentement de la personne concernée, uniquement dans les cas suivants :- Lorsque leur utilisation est conforme aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, dans la mesure où il existe un lien pertinent et direct avec les fins pour lesquelles les informations personnelles ont été collectées ;
- Lorsque son utilisation est clairement à l'avantage de la personne concernée ;
- Lorsque son utilisation est nécessaire à la prévention et à la détection de la fraude ou à l'évaluation et à l'amélioration des mesures de protection et de sécurité ;
- Lorsque son utilisation est nécessaire à la fourniture ou à la livraison d'un produit ou d'un service demandé par la personne concernée ;
- Si Gala Systems utilise des informations personnelles à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, elle doit s'identifier auprès de la personne à qui elle s'adresse et l'informer de son droit de retirer son consentement à l'utilisation de ses informations personnelles à ces fins. Lorsque la personne concernée retire son consentement à l'utilisation des informations personnelles la concernant à des fins de prospection commerciale ou philanthropique, Gala Systems cessera d'utiliser ces informations de cette manière.
7. COMMUNICATION
Gala Systems peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à toute personne ou organisation si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat ou à l'exécution d'un contrat de service ou d'affaires qu'elle confie à cette personne ou organisation. Gala Systems confiera alors le mandat ou le contrat par écrit, et y indiquera les mesures que le mandataire ou l'exécutant du contrat doit prendre pour assurer la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels communiqués, pour s'assurer que ces renseignements personnels ne sont utilisés que dans l'exercice de son mandat ou l'exécution de son contrat et qu'ils ne sont pas conservés après son expiration, sous réserve des mesures prévues par la loi.
Une personne ou une organisation exerçant un mandat ou exécutant un tel service ou contrat commercial doit notifier rapidement au Responsable de la protection de la vie privée toute violation ou tentative de violation par toute personne de l'une des obligations relatives à la confidentialité des informations personnelles communiquées et doit également permettre au Responsable de la protection de la vie privée d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.a. Divulgation dans le cadre d'une transaction commercialeGala Systems peut être tenu de divulguer des informations personnelles lorsque cela est nécessaire aux fins de la conclusion d'une transaction commerciale à laquelle il est partie. Une transaction commerciale est définie dans la présente politique comme la cession ou la location de tout ou partie de Gala Systems ou de ses actifs, une modification de sa structure juridique par fusion ou autre, l'obtention d'un prêt ou d'une autre forme de financement de sa part, ou une sûreté prise pour garantir l'une de ces obligations.Dans cette situation, Gala Systems peut alors communiquer ces informations personnelles à l'autre partie à la transaction, sans le consentement de la personne concernée. Le cas échéant, Gala Systems aura conclu au préalable un accord avec l'autre partie, stipulant notamment que cette dernière s'engage à :- utiliser les informations personnelles uniquement aux fins de la conclusion de la transaction commerciale ;
- Ne pas communiquer les informations personnelles sans le consentement de la personne concernée, à moins d'y être autorisé par la loi ;
- prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection du caractère confidentiel des informations personnelles ;
- De même, lorsque Gala Systems conclut une transaction commerciale et souhaite continuer à utiliser ou à divulguer des renseignements personnels, Gala Systems n'utilisera ou ne divulguera ces renseignements personnels qu'en conformité avec la loi. Dans un délai raisonnable suivant la conclusion d'une transaction commerciale par laquelle Gala Systems obtient des informations personnelles, Gala Systems informera la personne concernée qu'elle détient désormais des informations personnelles à son sujet en raison de ladite transaction commerciale.b. Divulgation à des fins d'étude, de recherche et de statistiques
Dans certaines conditions, Gala Systems peut divulguer des informations personnelles sans le consentement des personnes concernées à une personne ou une organisation qui souhaite utiliser ces informations personnelles à des fins d'étude, de recherche ou de statistiques.
Au préalable, Gala Systems procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. L'objectif de l'étude, de la recherche ou de la production de statistiques ne peut être atteint que si les informations personnelles sont divulguées sous une forme permettant d'identifier les personnes concernées ;
- Il n'est pas raisonnable d'exiger de la personne ou de l'organisation qu'elle obtienne le consentement des personnes concernées ;
- La finalité de l'étude, de la recherche ou de la production de statistiques prime, en termes d'intérêt public, sur l'impact de la divulgation et de l'utilisation des informations personnelles sur la vie privée des personnes concernées ;
- Les informations personnelles sont utilisées de manière à garantir la confidentialité ;
- Gala Systems refusera toute demande non conforme aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé émanant d'une personne ou d'une organisation souhaitant utiliser des renseignements personnels à des fins d'étude, de recherche ou de statistiques.
Si Gala Systems divulgue de tels renseignements personnels conformément à la présente politique, il doit d'abord conclure une entente avec la personne ou l'organisme à qui il divulgue de tels renseignements personnels stipulant, entre autres, que de tels renseignements personnels :
- Ne peuvent y avoir accès que les personnes dont la connaissance est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions et qui ont signé un accord de confidentialité ;
- Ne peut être utilisé à d'autres fins que celles spécifiées dans la présentation détaillée des activités de recherche ;
- Ne peut être associé à aucun autre fichier d'information non inclus dans la présentation détaillée des activités de recherche ;
- ne peut être communiqué, publié ou diffusé d'une autre manière sous une forme permettant d'identifier les personnes concernées :
- Prévoir les informations à communiquer aux personnes concernées lorsque leurs données personnelles sont utilisées pour les contacter dans le but de participer à l'étude ou à la recherche ;
- Prévoir des mesures pour assurer la protection des données à caractère personnel ;
- Fixer une période de conservation des informations personnelles ;
- Prévoir l'obligation de notifier la destruction des données à caractère personnel à la personne qui les a divulguées ;
- Prévoir que la personne qui communique les renseignements personnels et la Commission d'accès à l'information du Québec doivent être avisées sans délai : - du non-respect de l'une ou l'autre des conditions prévues à l'entente ;
- Toute violation des mesures de protection prévues dans l'accord ;
- L'entente susmentionnée est ensuite transmise à la Commission d'accès à l'information du Québec et prend effet 30 jours après sa réception par cette dernière.
8. RETENUE
Gala Systems ne conserve les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire aux fins énoncées dans la présente politique. Par exemple, les informations personnelles sensibles que nous conservons au cours du processus de recrutement seront conservées pendant ce processus, puis détruites. Celles qui ne sont pas considérées comme sensibles sont conservées pour établir un historique dans l'éventualité d'un échange futur.
Les renseignements personnels que nous utilisons pour vous recontacter à la suite de votre demande d'information sont utilisés pendant la période où nous en avons besoin pour vous recontacter et sont ensuite conservés afin de garder un historique des échanges. Gala Systems prend les mesures raisonnables nécessaires pour assurer la conservation de tous les renseignements personnels qu'elle détient.
9. DÉPERSONNALISATION
Gala Systems prend des mesures raisonnables pour limiter le risque que quelqu'un identifie une personne physique avec des renseignements dépersonnalisés. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, les renseignements personnels sont dépersonnalisés lorsqu'ils ne peuvent plus être utilisés pour identifier directement la personne concernée.
10. ANONYMISATION ET DESTRUCTION
Lorsque les objectifs pour lesquels les informations personnelles ont été collectées ou utilisées ont été atteints, Gala Systems les détruit ou les rend anonymes afin de les utiliser à des fins sérieuses et légitimes, sous réserve d'une période de conservation stipulée par la loi. Les renseignements personnels rendus anonymes conformément à la présente politique seront rendus anonymes conformément aux meilleures pratiques généralement acceptées et aux critères et procédures déterminés par les obligations juridiques de Gala Systems. Aux fins de la présente politique, l'anonymisation des renseignements personnels signifie qu'il est raisonnablement prévisible dans les circonstances que les renseignements personnels concernant une personne physique ne permettent plus d'identifier directement ou indirectement cette personne, dans les circonstances mentionnées, et ce, de façon irréversible.
11. DROITS RELATIFS AUX INFORMATIONS PERSONNELLES
a. Droit d'accès des personnes concernées
À la demande de toute personne concernée, Gala Systems confirmera l'existence d'informations personnelles la concernant, si elle détient de telles informations personnelles, et lui en fournira une copie sous la forme d'une transcription écrite et intelligible. Il informe également la personne, sur demande, des informations personnelles collectées auprès d'elle, des catégories de personnes ayant accès à ces informations personnelles au sein de Gala Systems, de la durée de conservation de ces informations personnelles et des coordonnées du responsable de la protection de la vie privée. Gala Systems communique les informations à la personne concernée en termes simples et clairs, quel que soit le moyen utilisé pour collecter les informations personnelles. Lorsque le demandeur est une personne handicapée, des aménagements raisonnables seront effectués, sur demande, pour lui permettre d'exercer son droit d'accès tel qu'il est énoncé dans la présente politique.
i. Exceptions au droit d'accès
Nonobstant ce qui précède, lorsque Gala Systems détient un dossier qu'il a constitué sur une personne concernée, il peut refuser à cette personne de le consulter uniquement si cela risque de nuire gravement à sa santé et à condition que Gala Systems offre à la personne la possibilité de désigner un professionnel de la santé de son choix pour recevoir communication de ces renseignements personnels et de les lui communiquer. En outre, Gala Systems peut refuser de divulguer des renseignements personnels à une personne lorsque la divulgation des renseignements personnels pourrait raisonnablement avoir pour effet de :
- Interférer avec une enquête menée par son service de sécurité interne dans le but de prévenir, détecter ou réprimer un crime ou une infraction à la loi ou, pour son compte, par un service externe ayant le même objectif ou par une agence de gardiennage ou une agence d'investigation titulaire d'une licence délivrée conformément à la loi sur la sécurité privée ;
- Gala Systems refuse de divulguer des informations personnelles concernant une personne lorsque leur divulgation est susceptible de révéler des informations personnelles concernant un tiers ou l'existence de ces informations personnelles, et qu'une telle divulgation est susceptible de nuire gravement au tiers, à moins que le tiers ne consente à leur divulgation ou qu'il ne s'agisse d'une urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée.
Gala Systems refuse de communiquer des renseignements personnels à l'exécuteur testamentaire, au bénéficiaire d'une police d'assurance-vie ou d'un capital-décès, à l'héritier ou au successeur de la personne concernée par ces renseignements personnels, à moins qu'une telle divulgation ne compromette les intérêts et les droits de la personne qui en fait la demande en tant qu'exécuteur testamentaire, bénéficiaire, héritier ou successeur. Toutefois, Gala Systems peut communiquer au conjoint ou à un proche parent d'une personne décédée les Informations personnelles qu'elle détient sur cette personne, si la connaissance de ces Informations personnelles est susceptible d'aider le demandeur dans son processus de deuil et si la personne décédée n'a pas consigné par écrit son refus d'accorder ce droit d'accès.
b. Droit de rectification
À la demande de toute personne concernée, Gala Systems rectifiera les renseignements personnels la concernant qui sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou dont la collecte, la divulgation ou la conservation n'est pas autorisée par la loi.
Lorsque le responsable de la protection de la vie privée accède à une demande de rectification, il délivre gratuitement à la personne qui en a fait la demande une copie des renseignements personnels modifiés ou ajoutés ou, le cas échéant, une attestation de la suppression de ces renseignements personnels.
Le responsable de la protection de la vie privée notifie immédiatement la rectification à toute personne ayant reçu des données à caractère personnel au cours des six derniers mois et, le cas échéant, à la personne de laquelle les données à caractère personnel ont été reçues. Il en va de même pour la demande de rectification, si elle est contestée.
c. Droit de rétractation
À la demande de toute personne concernée, Gala Systems cessera de diffuser des renseignements personnels ou désindexera tout hyperlien attaché à son nom permettant d'y accéder par des moyens technologiques lorsque la diffusion de ces renseignements personnels contrevient à la loi ou à une ordonnance du tribunal.
À la demande de toute personne concernée, Gala Systems fera de même ou veillera à ce que l'hyperlien permettant d'accéder à ces informations personnelles soit réindexé lorsque les conditions suivantes sont réunies :
- La diffusion de ces informations personnelles cause un préjudice grave à la personne concernée en termes de droit au respect de sa réputation ou de sa vie privée ;
- Ce préjudice l'emporte clairement sur l'intérêt public à connaître ces informations personnelles ou sur l'intérêt de toute personne à s'exprimer librement ;
- La cessation de la diffusion, de la réindexation ou de la désindexation demandée n'excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice.Lors de l'évaluation des critères ci-dessus, Gala Systems tient compte, entre autres, du fait que la personne concernée est une personnalité publique, que les informations personnelles la concernent alors qu'elle est mineure, qu'elles sont à jour ou exactes, de leur sensibilité, du contexte général dans lequel elles sont diffusées, du temps écoulé entre leur divulgation et la demande formulée par la personne concernée en vertu de la présente politique et, si les informations personnelles concernent des procédures criminelles ou pénales, de l'obtention d'une grâce ou de l'application d'une restriction à l'accès aux archives judiciaires.
d. Demande d'exercice d'un de ces droits
Pour demander l'accès ou la rectification de ses données personnelles, toute personne doit adresser une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée, en apportant la preuve de son identité en tant que personne concernée ou d'une ou plusieurs des qualités suivantes par rapport à la personne concernée :
- Représentant ;
- Héritier ou successeur ;
- Liquidateur de la succession ;
- Bénéficiaire d'une assurance vie ou d'un capital décès ;
- Titulaire de l'autorité parentale même si l'enfant mineur est décédé ;
- Le conjoint ou un proche parent d'une personne décédée, si la connaissance de ces informations personnelles est susceptible d'aider le demandeur dans son processus de deuil et si la personne décédée n'a pas consigné par écrit son refus d'accorder ce droit d'accès.
Lorsque la demande n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne en fait la demande, le responsable de la protection de la vie privée l'aide à identifier les renseignements personnels recherchés. Ce qui précède ne doit pas être interprété comme limitant la divulgation à une personne de renseignements personnels la concernant ou leur rectification résultant de la prestation d'un service à cette personne. Le responsable de la protection de la vie privée répond par écrit à la demande d'accès ou de rectification, avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant la date de réception de la demande. Si aucune réponse n'est reçue dans les 30 jours suivant la réception de la demande, le responsable de la protection de la vie privée est réputé avoir refusé d'accéder à la demande. Lorsque Gala Systems détient des renseignements personnels qui font l'objet d'une demande d'accès ou de rectification et qu'elle n'accède pas à la demande, elle conserve les renseignements pendant la période nécessaire pour permettre à la personne concernée d'épuiser les recours prévus par la loi. Le délégué à la protection de la vie privée motive tout refus d'accéder à une demande et indique la disposition de la loi sur laquelle le refus est fondé, les recours dont dispose le demandeur en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et le délai dans lequel ils peuvent être exercés. Il aide également le demandeur, à sa demande, à comprendre le refus. Une demande de retrait en vertu de la présente politique suit la même procédure qu'une demande d'accès ou de rectification, avec les adaptations nécessaires. Si la demande est acceptée, le responsable de la protection de la vie privée certifie, dans sa réponse écrite, que la divulgation des informations personnelles ou la désindexation ou réindexation de l'hyperlien a cessé.e. Frais applicablesL'accès aux informations personnelles chez Gala Systems est gratuit. Toutefois, Gala Systems peut facturer des frais raisonnables pour la transcription, la reproduction ou la transmission de ces renseignements personnels. Lorsque Gala Systems a l'intention de facturer des frais en vertu de la présente politique, elle informe le demandeur du montant approximatif à payer avant de procéder à la transcription, à la reproduction ou à la transmission de ces renseignements personnels.
12. INCIDENT LIÉ À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Gala Systems prend la protection des renseignements personnels très au sérieux. Si Gala Systems a des raisons de croire qu'un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels détenus par Gala Systems s'est produit, Gala Systems prendra des mesures raisonnables pour minimiser le risque de préjudice et pour empêcher que des incidents de confidentialité similaires ne se produisent à l'avenir.
Aux fins de la présente politique, on entend par “incident lié à la protection de la vie privée” l'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés d'informations personnelles, la perte d'informations personnelles ou toute autre violation de leur protection.
Si l'incident de confidentialité présente un risque de préjudice grave, Gala Systems s'engage à aviser avec diligence la Commission d'accès à l'information du Québec. Gala Systems s'engage également à aviser toute personne dont les renseignements personnels sont touchés par l'incident de confidentialité, le cas échéant, ainsi que toute personne ou organisation susceptible de réduire ce risque, en ne communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, le Responsable enregistrera la communication.
Nonobstant ce qui précède, une personne dont les informations personnelles sont affectées par l'incident de confidentialité ne sera pas notifiée si cela est susceptible d'entraver une enquête menée par une personne ou une organisation qui, en vertu de la loi, est chargée de prévenir, de détecter ou de réprimer le crime ou les infractions à la loi.
Lorsque Gala Systems évalue, conjointement avec le responsable de la protection de la vie privée, le risque de préjudice causé à une personne dont les renseignements personnels sont touchés par un incident lié à la protection de la vie privée, elle tient compte en particulier de la sensibilité des renseignements personnels en question, des conséquences appréhendées de leur utilisation et de la probabilité qu'ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
En outre, Gala Systems tient un registre des incidents liés à la protection de la vie privée.
13. RECOURS ET PLAINTES
Pour toute plainte relative à l'interprétation ou à l'application de la présente politique ou concernant vos informations personnelles en relation avec Gala Systems, nous vous invitons à procéder par le biais d'une demande écrite adressée au responsable de la protection de la vie privée. Votre plainte sera traitée dans les meilleurs délais et Gala Systems prendra des mesures raisonnables pour remédier à la situation.
D'autre part, toute personne intéressée peut soumettre à la Commission d'accès à l'information du Québec une demande d'examen d'une mésentente relative à l'application d'une disposition législative concernant l'accès ou la rectification de renseignements personnels ou relative à l'application de l'article 28.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Gala Systems, lorsqu'elle détient des renseignements personnels sur autrui, peut demander à la Commission d'accès à l'information du Québec de l'autoriser à ne pas tenir compte des demandes manifestement abusives par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou des demandes qui, de l'avis de la Commission d'accès à l'information du Québec, ne sont pas conformes à l'objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Gala Systems peut également demander à la Commission d'accès à l'information du Québec de circonscrire la demande du requérant ou de prolonger le délai dans lequel Gala Systems doit répondre.
Gala Systems transmettra une telle demande à la Commission d'accès à l'information du Québec au plus tard 30 jours à compter de la date de réception de la dernière demande du requérant. Gala Systems coopère avec la Commission d'accès à l'information du Québec et lui fournit en temps utile les informations requises par la loi.